Notícias Jurídicas Sem Juridiquês - Boletim 001 - 27/11/2007
RECIBOS E DOCUMENTOS: POR QUE GUARDAR E POR QUANTO TEMPO? *
Várias pessoas têm dúvidas sobre o porquê e por quanto tempo guardar recibos e outros documentos. É comum não se pedir comprovantes de pagamento, notas fiscais, protocolos e vários outros documentos que podem ser úteis no futuro.
Às vezes é necessário provar certos fatos e a prova documental é uma das melhores que existem. A quitação de dívidas e a existência no passado de seguro contra acidentes de automóveis são exemplos simples.
No caso do seguro, a relação entre o segurado e a seguradora não se acaba ao fim do período contratado. Muitas vezes somos cobrados por acidentes que aconteceram anos atrás e a prova de que existia um seguro naquela época pode simplificar a vida das pessoas.
Guardar e organizar recibos e documentos é mais simples do que se imagina. Se você não tem tempo para organizar tudo, não se preocupe. A cada novo ano que se inicia, providencie um envelope ou pasta grande e vá jogando tudo dentro. Encerrado o ano, feche o envelope e guarde-o. Você só o abrirá se for necessário.
Por quanto tempo guardar cada tipo de documento é outra questão simples. É verdade que cada tipo de documento pode ter um tempo de vida diferente. Mas como você não vai se preocupar em separar os diversos tipos, você não sabe quando o envelope poderá ser descartado. Recentemente, quem quis reaver as perdas financeiras dos Planos Bresser e Verão teve que correr aos bancos para obter os extratos antigos de até 20 anos atrás, encontrando várias dificuldades. Assim, guarde os envelopes por no mínimo 10 anos, que é um tempo que atenderá várias necessidades. Empresas têm prazos maiores ou até mesmo indefinidos para determinados documentos. O carnê do INSS de autônomo, por exemplo, deve ser guardado até a aposentadoria, para evitar qualquer tipo de dúvida quanto ao tempo de serviço e de contribuição.
Documentos que fazem parte de algum processo judicial, fiscal ou administrativo em andamento devem ser guardados até sua decisão final.
Por fim, você deve guardar a declaração de Imposto de Renda, IPTU, IPVA, contas de água, luz, telefone, gás, contratos de seguro, seguro saúde ou plano de saúde, contrato de aluguel, recibos de condomínio, prestações de financiamentos de qualquer tipo, consórcios, mensalidades escolares, recibo de salário ou contracheque (também conhecido como hollerith), faturas de cartão de crédito, extratos bancários, recibos de encanador, advogado, médico particular, entre vários outros.